Comment organiser un Onboarding efficace ?

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Ca y est vous avez recruté le candidat idéal et il ne reste plus qu’à lui présenter l’équipe avec laquelle il va travailler ! Mais accueillir un nouvel employé, c’est plus que faire une annonce de communication interne, confier une mission à un chef ou lui dire qu’il doit travailler moins mais mieux dans cette organisation. Il ne s’agit pas de cela. Donner au nouvel employé les meilleures chances de s’intégrer avec succès dans l’entreprise nécessite une série d’étapes qui commencent dès l’acceptation de l’offre d’emploi. Les impressions que les nouveaux employés se forgent au cours des premiers jours et de la période d’accueil auront un impact énorme sur l’expérience qu’ils auront de l’entreprise. Il vaut la peine de consacrer du temps et de l’attention à rendre l’accueil d’un nouvel employé positif et passionnant.

Le processus de recrutement peut être long et demander beaucoup d’efforts, les entretiens vidéos, les mails, la paperasse, etc… C’est pourquoi le processus d’intégration  d’un nouvel employé – dit onboarding -peut parfois être étonnamment précipitée et peu enthousiaste. Même si le service des ressources humaines s’occupe de l’intégration globale, il reste encore de nombreuses tâches à accomplir par les chefs d’équipe pour que le nouveau collègue se sente bien accueilli. Lorsque le processus d’intégration est clair, les nouveaux employés deviennent plus rapidement productifs, se sentent en confiance dans leur nouveau rôle et sont plus engagés.

 

L’onboarding c’est quoi ?

L’onboarding est une pratique qui vise à accélérer l’incorporation du capital humain dans l’institution ou l’entreprise. Elle est axée sur l’orientation des nouveaux employés afin de les aider à s’adapter et de les introduire à 100% dans la culture d’entreprise. Le premier jour d’un nouvel emploi est monumental pour l’entreprise et le nouvel employé. Pour eux, il peut s’agir de leur premier jour dans une nouvelle ville, un nouveau secteur ou une nouvelle carrière. Pour l’entreprise, c’est un pas de plus vers les objectifs de son équipe.

Les étapes pour un onboarding efficace

1. coordonner avec les autres équipes

« Vous êtes embauché ! » Cela déclenche généralement un flot d’activités entre le nouvel employé et les RH. Quant à l’équipe que le nouvel employé rejoint, il peut être tentant de rassembler quelques documents et des cartes et d’en rester là, mais il y a plus de coordination à faire pour accueillir les nouveaux employés et leur donner les moyens de réussir.

2. choisir un partenaire ou un mentor
L’entrée dans une nouvelle entreprise, bien que passionnante, peut être intimidante si vous n’êtes pas familier avec les personnes et les processus. Attribuez au nouvel employé un compagnon ou un mentor à qui il pourra expliquer les choses. Assurez-vous que le mentor est en mesure de s’engager et de prévoir suffisamment de temps dans son agenda.

3. Mettez à jour la documentation de votre équipe
Veillez à ce que tout soit à jour et que les nouvelles recrues disposent d’un contexte complet sur ce que fait votre équipe et comment elle le fait.

Passez en revue les dossiers ou les projets de votre équipe pour vous assurer qu’ils sont organisés de manière claire et nette afin que la nouvelle recrue puisse continuer à explorer facilement les ressources.

4. Créer un modèle d’accueil
Maintenant que vous avez assuré la coordination avec d’autres personnes et mis à jour la documentation, il est bon de condenser le tout dans une liste de tâches à accomplir pour toutes les activités, réunions et lectures que les nouveaux employés doivent accomplir avant d’être pleinement intégrés.

5. Annoncer leur arrivée
Les nouveaux employés savent qu’ils sont nouveaux, mais les autres membres de l’entreprise ne le savent pas forcément. Accueillez-les chaleureusement en faisant une annonce du personnel pour expliquer leur rôle, ainsi que quelques détails personnels amusants, afin que les gens puissent se connecter avec eux.

6. Obtenir des informations
Dès qu’un nouvel employé commence, il peut donner son avis sur le matériel et vous faire savoir s’il a besoin de quelque chose d’autre. Cela les aide à sentir qu’ils contribuent à l’équipe dès le départ. Cela est simple dans Asana, où ils peuvent utiliser les commentaires de tâche pour fournir ce feedback.

Voici ce que tout travailleur devrait savoir avant son entrée en fonction :

  • Code vestimentaire de l’entreprise.
  • Les heures de travail normales de votre équipe.
  • Un programme pour la première semaine de travail.
  • L’heure à laquelle ils doivent arriver le premier jour.
  • Accueillez un nouvel employé à son arrivée.

 

La différence entre l’onboarding et l’intégration

Pour beaucoup, l’onboarding et l’accueil peuvent sembler être le même concept à première vue. L’intégration informe et oriente l’employé sur ses droits et obligations dans le cadre du poste qu’il occupera. Elle vise en priorité à couvrir toutes les exigences légales et de conformité pour que le nouveau membre du personnel puisse se développer de la meilleure façon possible. De son côté, l’onboarding se concentre sur l’incorporation des nouveaux talents au cours de leurs 60 premiers jours. Pendant cette période, les nouvelles recrues peuvent s’adapter rapidement et en douceur aux aspects sociaux et aux performances de leur nouvel emploi. Au cours de ce processus, les nouveaux employés apprennent les compétences, les connaissances et les comportements nécessaires à l’exécution des tâches liées à leur poste.